Rapat virtual dengan Zoom Meeting atau Google Meet sudah menjadi hal yang lumrah sejak pandemi COVID-19 memiliki ruang gerak yang terbatas. Tapi itu tidak berarti semua orang pandai dalam hal itu. Ada yang masih grogi atau bingung bagaimana menyampaikan pendapat dalam pertemuan virtual.
Hal ini wajar karena orang biasanya berkomunikasi satu sama lain secara langsung atau tatap muka. Lebih jelas kapan harus berbicara, menanggapi, bertanya, dan sebagainya. Tetapi mengetahui tip-tip untuk menghadapi rapat virtual ini pasti akan membuat segalanya jauh lebih mudah.
Bagaimana menghadapi pertemuan virtual
Pertama-tama, harus ditentukan apakah pertemuan virtual yang diadakan benar-benar penting. Saat hari-hari penuh dengan rapat digital, urutkan dan pilih mana yang akan diprioritaskan.
Dengan demikian pikiran menjadi lebih jernih dan tidak bingung. Pertemuan offline seringkali kurang efektif, bahkan melelahkan. Ada beberapa meeting yang bisa diganti dengan mengirim email, bisa lebih hemat. Jadi apa cara yang tepat untuk mendekati pertemuan virtual?
Masuk lebih awal
Kedengarannya sepele, jika Anda masuk atau keluar dari rapat lebih awal atau lebih awal dari sisa rapat, Anda memiliki ruang untuk bersiap dan bersantai. Terutama bagi para introvert yang membutuhkan lebih banyak waktu untuk merangkum pidato.
Sesuaikan postur tubuh
Tidak hanya penting untuk mengetahui posisi duduk yang benar di depan komputer di siang hari, postur saat rapat virtual juga penting. Tubuh seringkali secara tidak sadar tidak lagi berdiri tegak setelah duduk dalam waktu lama, hindari hal ini.
Meminta agenda rapat
Agenda rapat merupakan topik utama yang akan dibahas. Pastikan Anda benar-benar memahami apa yang sedang dibahas sehingga Anda dapat mengekspresikan pandangan Anda dengan tepat. Tak hanya itu, mengetahui agenda rapat juga akan membuat Anda terlihat lebih percaya diri.
Buat atau ketahui aturannya
Baik Anda pemimpin atau peserta Zoom Meeting atau Google Meet, ketahui aturannya. Beberapa hal biasanya menjadi aturan seperti waktu mulai dan akhir pertemuan, berapa lama untuk berbicara untuk setiap orang, apresiasi publik tetapi kritik pribadi untuk menjaga pertemuan pada agenda utama.
Berlatih mengungkapkan pendapat
Terkadang seseorang mungkin merasa bingung bagaimana mengungkapkan pendapatnya dalam pertemuan virtual. Jika demikian, berlatihlah untuk mengangkat tangan Anda – secara virtual atau secara langsung – dengan menyebutkan nama fasilitator dan mengungkapkan pendapat Anda.
Tentu saja, beberapa cara di atas tidak hanya berlaku dalam konteks profesional, tetapi juga ketika Anda tetap berhubungan dengan teman dekat atau kerabat secara online.